OSS-Verfahren: Umsatzsteuer bei Online-Verkäufen an Privatkunden in der EU

Ein Onlinekurs, verkauft an Kunden in Frankreich, Spanien und Österreich. Ein Shop, der Waren aus einem Lager in Deutschland in die ganze EU verschickt. Bei solchen Online-Verkäufen an Privatkunden gilt meist die Umsatzsteuer des Landes, in dem der Kunde sitzt. Ohne Vereinfachung müsste sich das Unternehmen in jedem dieser Länder registrieren. Seit dem 1. Juli 2021 gibt es dafür das OSS-Verfahren, den One-Stop-Shop: Alle Umsätze werden in einem einzigen Mitgliedstaat erklärt und bezahlt. Welche Variante infrage kommt, hängt davon ab, wo Ihre Gesellschaft ansässig ist. Gerade für Firmen in Bulgarien, Estland oder Zypern einerseits und für eine US LLC oder eine britische Ltd andererseits unterscheiden sich die Regeln deutlich.

Das Bestimmungslandprinzip bei Privatkunden

Für zwei Arten von Umsätzen an Privatkunden gilt in der EU das Bestimmungslandprinzip. Bei Fernverkäufen von Waren, die an einen Privatkunden in einem anderen Mitgliedstaat versandt werden, ist die Lieferung dort ausgeführt, wo die Beförderung endet (§ 3c Abs. 1 UStG). Bei Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronischen Dienstleistungen, etwa Software, Streaming oder Onlinekursen ohne persönliche Betreuung, kommt es auf den Wohnsitz des Kunden an (§ 3a Abs. 5 UStG). In beiden Fällen schuldet der Verkäufer die Umsatzsteuer des Kundenlandes, zum dort geltenden Steuersatz.

Die Schwelle von 10.000 Euro

Für kleinere Unternehmen innerhalb der EU gibt es eine Erleichterung. Liegt die Summe aus solchen Fernverkäufen und elektronischen Dienstleistungen an Privatkunden in anderen Mitgliedstaaten im vorangegangenen Kalenderjahr nicht über 10.000 Euro und überschreitet sie diese Grenze auch im laufenden Jahr nicht, bleibt es bei der Umsatzsteuer des eigenen Landes (§ 3c Abs. 4 und § 3a Abs. 5 Satz 3 UStG; Art. 59c der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie). Die Schwelle gilt EU-weit, nicht pro Land. Wer auf sie verzichtet, ist daran mindestens zwei Kalenderjahre gebunden.

Zwei Einschränkungen werden oft übersehen. Die Schwelle gilt nur für Unternehmen, die in einem einzigen Mitgliedstaat ansässig sind, und bei Waren nur, wenn diese aus diesem Staat versandt werden. Für Unternehmen außerhalb der EU gilt sie nach den Erläuterungen der EU-Kommission überhaupt nicht. Eine US LLC, die einen automatisierten Onlinekurs an einen Privatkunden in Italien verkauft, schuldet daher ab dem ersten Euro italienische Umsatzsteuer.

So funktioniert das OSS-Verfahren

Im Kern funktioniert das Verfahren einfach: Das Unternehmen registriert sich in einem einzigen Mitgliedstaat, dem sogenannten Identifizierungsstaat. In Deutschland ist dafür das Bundeszentralamt für Steuern zuständig, in Österreich erfolgt die Anmeldung über FinanzOnline. Die Teilnahme beginnt grundsätzlich am ersten Tag des Kalendervierteljahres, das auf die Anzeige folgt. Wird die erste Lieferung oder Leistung spätestens bis zum zehnten Tag des Folgemonats angezeigt, gilt die Registrierung bereits ab diesem ersten Umsatz (Art. 57d der Durchführungsverordnung 282/2011).

Erklärt wird vierteljährlich, und zwar bis zum Ende des Monats nach Quartalsende: zum 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar. Fällt der Termin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt er sich nicht. Auch ein Quartal ohne Umsätze erfordert eine Meldung. Die Steuer wird grundsätzlich in Euro an den Identifizierungsstaat gezahlt (Staaten ohne Euro können ihre Landeswährung verlangen), der sie an die übrigen Mitgliedstaaten weiterleitet. Die Aufzeichnungen sind zehn Jahre lang aufzubewahren und auf Anfrage elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Union-Regelung, Nicht-EU-Regelung und IOSS

Das OSS-Verfahren besteht aus drei Varianten. Welche davon gilt, entscheidet in erster Linie der Sitz der Gesellschaft.

Für eine bulgarische EOOD oder eine estnische OÜ ist damit die Union-Regelung im eigenen Sitzstaat der Weg. Eine US LLC oder eine Ltd aus Großbritannien oder den Emiraten meldet elektronische Dienstleistungen über die Nicht-EU-Regelung. Verschickt sie Waren aus einem Lager in der EU, nutzt sie für diese die Union-Regelung in dem Staat, aus dem versandt wird. Österreich verlangt von Unternehmen aus Drittstaaten in diesem Fall nach Angaben der EU-Kommission einen Fiskalvertreter. Für das IOSS brauchen Unternehmen außerhalb der EU grundsätzlich einen in der EU ansässigen Vermittler; ausgenommen ist derzeit nach Angaben des Bundeszentralamts für Steuern nur Norwegen, nicht aber Großbritannien, die USA oder die Emirate.

Rechnungen und Vorsteuer im OSS

Für innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren nach Deutschland, die über die Union-Regelung erklärt werden, besteht keine Pflicht, eine Rechnung auszustellen (§ 14a Abs. 2 Satz 2 UStG); Österreich verzichtet in diesem Fall ebenfalls auf eine Rechnung. Im Übrigen, und wenn freiwillig Rechnungen erstellt werden, gelten die Vorschriften des Identifizierungsstaats. Vorsteuer lässt sich über das OSS nicht geltend machen. Ausländische Vorsteuern werden stattdessen im Vorsteuervergütungsverfahren erstattet, in Deutschland über das Bundeszentralamt für Steuern.

Typische Fehler und ihre Folgen

In der Praxis kommen drei typische Fehler besonders häufig vor, und jeder hat spürbare Folgen. Erstens wird die Schwelle von 10.000 Euro auch dort angewandt, wo sie nicht gilt, etwa bei einer Gesellschaft außerhalb der EU oder bei Waren aus einem Lager in einem anderen Mitgliedstaat. Zweitens werden Korrekturen in einer früheren Erklärung vorgenommen; zulässig ist das nur in einer späteren Erklärung und innerhalb von drei Jahren (Art. 61 der Durchführungsverordnung 282/2011). Drittens werden Meldungen ohne Umsätze vergessen.

Wer wiederholt gegen die Regeln verstößt, etwa nach drei aufeinanderfolgenden Erinnerungen wegen verspäteter Erklärungen oder Zahlungen, die jeweils nicht binnen zehn Tagen nachgeholt wurden, wird aus dem Verfahren ausgeschlossen, und zwar für zwei Jahre und in allen Varianten (Art. 58b der Durchführungsverordnung 282/2011). Dann ist eine Registrierung in jedem einzelnen Mitgliedstaat nötig. Beachten Sie außerdem: Wird eine ausländische Gesellschaft tatsächlich aus Deutschland geleitet, kann sie auch umsatzsteuerlich hier ansässig sein. Warum das so ist, erklärt der Beitrag „Firmengründung im Ausland: Sieben Irrtümer, die Gründer kennen sollten“.

Was sich ab 2027 und 2028 ändert

Mit dem Reformpaket „VAT in the Digital Age“ (Richtlinie (EU) 2025/516) wird das OSS-Verfahren schrittweise ausgebaut. Was sich ändert, betrifft zunächst Details: Ab dem 1. Januar 2027 gelten Klarstellungen, unter anderem zur Berechnung der 10.000-Euro-Schwelle. Ab dem 1. Juli 2028 wird die Union-Regelung auf weitere Umsätze erweitert, darunter inländische Lieferungen an Privatkunden durch Unternehmen, die im jeweiligen Land nicht ansässig sind, sowie das Verbringen eigener Waren in andere Mitgliedstaaten. Ziel ist, dass Unternehmen sich seltener in mehreren Ländern registrieren müssen.

Häufige Fragen zum OSS-Verfahren

Drei häufige Fragen zum OSS-Verfahren, kurz beantwortet:

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Zuletzt geprüft: Oktober 2026.